- July 18, 2022
- 7 Minuten Lesezeit
Marketing Automation:
Workflows optimieren und das Business skalieren
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Automationen machen das Leben einfacher. Das gilt nicht nur für wiederholbare Prozesse bei der industriellen Fertigung, sondern auch für den Alltag eines Marketers oder Vertrieblers. Also zum Beispiel beim aufspüren von Leads und dem Management eines CRMs.
Durch die Automatisierung von Aufgaben können wir extrem Zeit sparen und so unsere Energie in wichtige Kernaufgaben investieren. Sie ermöglichen es uns, unsere Arbeit effizienter zu gestalten und zugleich menschliche Fehler zu vermeiden.
Dabei ist die Umsetzung oft gar kein Hexenwerk, wenn man sich die notwendigen Skills einmal aneignet und auf das richtige Toolkit zurückgreifen kann. Mit ausreichend Know-how im Unternehmen und dem richtigen Werkzeug können Automationen zum echten Game Changer werden und Skalierungseffekte freisetzen.
Wann lohnt sich die Automatisierung von Prozessen?
Automationen sollten immer dann zum Zuge kommen, wenn durch ihren Einsatz absehbar viel Zeit eingespart werden kann. Deshalb ist es in einem digitalisierten und organisierten Unternehmen essenziell, Workflow Tools zu nutzen, die den Arbeitsaufwand aller Aufgaben dokumentieren.
Dabei ist wichtig, die eigenen Fähigkeiten zu kennen und die technische Umsetzbarkeit einschätzen zu können. Denn letztendlich muss man abwägen können, ob sich der Aufwand für den Bau einer Automation auch im Nachhinein zeittechnisch auszahlt.
Man sollte aber nicht nur abwägen, ob sich der Aufwand geld- und zeittechnisch lohnt, sondern auch, ob der Prozess oder die Aufgabe, die man automatisieren will, rein logisch überhaupt automatisierbar ist. Handelt es sich um eine repetitive Aufgabe oder ist jeder Schritt individuell und unterschiedet sich stark vom anderen?
Vorab sollte man sich also folgende Fragen stellen:
- Habe ich die richtige Software und das nötige Know-how, um die Automation zu bauen? Andernfalls entstehen mehr zeitlicher Aufwand, um sich die Skills anzueignen oder Kosten, um die richtigen Tools und/oder Know-how einzukaufen.
- Lohnt sich die Automatisierung hinsichtlich der Opportunitätskosten? Ist der Outcome also größer als der Aufwand, der im Vorfeld entsteht? Das gilt natürlich sowohl in zeittechnischer als auch in finanzieller Hinsicht. (Mitarbeiter, Software, …)
- Wie hoch ist der Grad der Komplexität? Hier spielen auch das vorhandene Know-how sowie der Grad an Individualität bei den zu automatisierenden Aufgaben eine Rolle.
Für manche Aufgaben und Prozesse lässt sich gar nicht erst abwägen, ob sich eine Automation lohnt, weil die Umsetzung anders gar nicht erst realisierbar ist. Das ist vor allem dann der Fall, wenn ein so hoher Arbeitsumschlag als Ziel gesetzt wird, der manuell nicht zu schaffen ist.
Die Vorteile von Marketingautomatisierung
Besonders in der Phase der Skalierung, aber auch dann, wenn ein Markt validiert werden soll, kann eine Automation seinen Wert unter Beweis stellen.
Möchte man beispielsweise eine hohe Anzahl von Mails an Leads aussenden und dabei große Mengen an Daten sammeln, führt oft kein Weg an Automatisierungstools vorbei.
- Marketing- und Sales-Automatisierungen ermöglichen das Skalieren. Wo menschliche Arbeit an seine Grenzen stößt, kommt man nur mit maschineller Unterstützung weiter.
- Hohes Arbeitstempo bedeutet hoher Outcome. Das was ein Mensch schafft, schaffen viele Softwares in einem Bruchteil der Zeit.
- Automatisierungen ermöglichen viel schnelleres Experimentieren. Durch Automatisierungen erreicht man nicht nur schneller Ziele, sondern gewinnt auch schneller mehr relevante Informationen über zum Beispiel Zielgruppen.
- Konzentriere dich auf die Aufgaben, die dein Business vorantreiben. Statt sich mit repetitiven Aufgaben aufzuhalten, kann man sich durch Automationen, auf die Aufgaben konzertieren, die für Wachstum sorgen – Stichwort Pareto Prinzip.
Diese Prozesse und Aufgaben können automatisiert werden
Allen voran gehören dazu Rechercheaufgaben und Aufgaben, bei denen große und langweilige Tabellen gepflegt werden müssen. Doch auch bestimmte Social Media-Aktivitäten oder E-Mail Outbounds lassen sich automatisieren.
Sind Aufgaben wie schon erwähnt repetitiv und vorplanbar, haben sie häufig einen potenziell hohen Automatisierungsgrad.
Selbst in vielen digitalisierten Unternehmen wie SaaS Companys gehen Mitarbeiter an solche Tasks, indem sie Informationen händisch suchen und Copy-Paste in Tabellen einpflegen.
Ganz egal, ob es darum geht, Plattformen zu scannen, potenzielle Kunden und Partner zu recherchieren oder Details über Kontakte zu filtern und in Excel Sheets einzupflegen.
Anwendungsfälle für Automationen
Nehmen wir an, du möchtest 5000 Datensätze einer bestimmten Webseite raussuchen und filtern, um Unternehmensdetails von potenziellen Leads zu generieren und diese in Tabellen einpflegen. Zweifellos wird es ziemlich lange dauern, das Ganze händisch zu machen.
Du vergeudest also entweder deine kostbare Zeit oder vergütest einen Mitarbeiter dafür, stupides Copy & Paste zu wiederholen. Und wer versichert dir vorab, dass beispielsweise ein Outreach gute Conversion Rates erzielt und die Zeit einen positiven Outcome bringt?
Nicht zu automatisieren ist also oft nicht nur ineffizient, sondern macht dem Verantwortlichen solcher Aufgaben mit Sicherheit ebenso keinen Spaß.
Hier sind drei Szenarios, die automatisiert das Leben eines Marketers vereinfachen:
Use Case #1: Newsletter und E-Mail Kampagnen
Das Versenden von Newslettern, eine sich ständig wiederholende E-Mail Kampagne oder ein einmaliger E-Mail Outreach – Automation helfen immer dann, wenn eine hohe Anzahl an Empfängern erreicht werden soll oder regelmäßig Nachrichten ausgesendet werden müssen.
Beim Zusammenspiel mehrerer Schnittstellen deiner Softwares lässt sich sogar der gesamte Customer Lifecycle automatisieren. Aber auch einzelne Kampagnen können automatisiert schneller und effektiver über den Tisch gehen.
Vorausgesetzt, die Nachrichten müssen nicht individuell für jeden Empfänger geschrieben werden.
Inwieweit lassen sich Nachrichten für den Empfänger personalisieren?
Einzelne sich wechselnde Parameter wie die Anrede, der Name, eine Anschriften etc. lassen sich in den meisten Tools durch dynamische Felder für jeden Empfänger passend einsetzen.
In solchen Tools lassen sich also Nachrichten mit dynamischen Feldern schreiben, die die Empfänger später im Postfach persönlich ansprechen.
Eine Nachricht wird dann in der Automation zum Beispiel so formuliert:
Hallo {Vorname},
ich bin gestern bei {Quelle des Kontakts} auf folgenden Beitrag von dir aufmerksam geworden: {Link zum Post}.
Da ich das Thema selbst innerhalb der Community verfolge und in der {Branche}-Industrie aktiv bin, wollte ich dich fragen…
Die Platzhalter in den geschweiften Klammern werden dann bei jedem Kontakt mit den passenden Informationen dieses Empfängers ausgetauscht.
Stellt man einer Automatisierungssoftware also zum Beispiel eine Lead Liste bereit, in der jeder Kontakt mit den für die Platzhalter notwendigen Informationen eingetragen ist, lassen sich damit schnell und unkompliziert Automationen für Hunderte oder Tausende E-Mails in kurzer Zeit bauen.
So verhinderst du, im Spam Ordner zu landen
Das massenhafte Aussenden von E-Mails kann allerdings schnell dafür sorgen, dass deine Mails im Spam Ordner der kontaktierten Personen landen. Besonders dann, wenn deine Absender Adresse vorher kaum benutzt wurde.
Deshalb ist es essenziell, den E-Mail Verkehr auf mehrere E-Mail Adressen aufzuteilen und diese E-Mail Adressen vorab “aufzuwärmen”.
Das heißt, man sollte die E-Mail Adressen einige Tage oder Wochen vorher auf natürliche Weise nutzen oder auf ein Tool zurückgreifen, das automatisiert E-Mail Verkehr simuliert und E-Mail Adressen so vertrauenswürdig für fremde Inboxen macht.
Um solche Automationen zu bauen, benötigt man natürlich im Vorfeld Daten. Ein E-Mail Outreach für hunderte Kontakte setzt also eine vorher stundenlange Recherche voraus – Oder doch nicht?
Use Case #2: Große Mengen Daten sammeln
Die Basis für digitales Marketing sind häufig Daten – das Gold des 21. Jahrhunderts. Zu den Aufgaben eines Marketers oder Vertrieblers gehört zum Beispiel das Recherchieren von potenziellen Leads.
Nehmen wir an, du sammelst für den zuvor beschriebenen E-Mail Outreach Daten zu einhundert Nutzern aus verschiedenen Subreddits, Facebook Gruppen und ähnlichen Communities. Dann würdest du ohne die Hilfe einer Automation vermutlich zwei Arbeitstage oder je nach Auffindbarkeit der gesuchten Informationen sogar noch länger für die Recherche benötigen.
Hier kommen sogenannte Web Scraper ins Spiel. Sie helfen die schnell eine große Menge an Daten aus dem Internet zu extrahieren und ordentlich in einer Tabelle auszuspucken. Dabei unterscheidet man neben dem eigenständigen Programmieren grundsätzlich zwischen zwei Arten von Web Scraping Softwares.
1. Web Scraper mit fertigen Templates
Auf der einen Seite kann man Software mit vorgefertigten Scraping Templates verwenden, um schnell gezielt bestimmte Daten zu finden. Solchen Tools stellt man bestimmte Informationen zur Verfügung, anhand welcher das Tool weitere zugehörige Daten aus dem Internet findet und für dich extrahiert.
Zum Beispiel lassen sich mit SaaS wie snov.io oder hunter.io E-Mail Adressen von Unternehmen und Personen herausfinden, wenn man bereits die vollständigen Namen von Personen und die Namen oder Websites der zugehörigen Unternehmen besitzt.
Zum Beispiel lassen sich mit Softwares wie snov.io oder hunter.io E-Mail Adressen herausfinden, wenn man bereits die vollständigen Namen von Personen und die Bezeichnungen oder Websites der zugehörigen Unternehmens hat.
Auch gibt es Softwares wie Phantombuster, die Templates bereitstellen, durch die man anhand einiger LinkedIn-Profil-URLs, wichtige Informationen zu Personen oder Unternehmen extrahieren und exportieren kann.
Diese Art von Scraping Software Tools sind in der Regel relativ kostspielig, da sie einen hohen Arbeitsaufwand abnehmen und schnell sind.
2. Web Scraper zum selber Bauen
Auf der anderen Seite gibt es noch weniger kostspielige Softwares, die allerdings mehr Know-how und mehr Zeit erfordern. Bei diesen Web Scrapern stehen einem dafür allerdings noch mehr Möglichkeiten beim Extrahieren von Daten offen.
Zwei dieser Tools, haben wir in unserem umfangreichen Growth Hacking Guide kurz vorgestellt.
Solche no-code Scraper wie Octoparse funktionieren wie ein Crawler – also ein Bot, der Seiten von oben bis unten untersucht. Dieser Bot extrahiert dann basierend auf den Befehlen, die man ihm im Vorfeld gibt, bestimmte Elemente der durchcrawlten Seite.
Mit solchen Scrapern lassen sich also grundsätzlich alle Websites im World Wide Web nach relevanten Information durchscrapen.
Inwiefern die technische Umsetzbarkeit letztendlich möglich ist, entscheidet häufig die „Intelligenz“ der Website. Riesige Plattformen wie Facebook nutzen einige Tricks, um solche Web-Scraper abzublocken und das Extrahieren von Daten zu erschweren.
Um das zu vermeiden, muss man den ein oder anderen Trick kennen und sowohl die Software als auch das Verhalten von Websites nachvollziehen können.
Use Case #3: Workflows und CRM automatisieren
Automationen sparen vor allem dann wichtige Ressourcen ein, wenn man agile Workflows durch Automationen ermöglicht. Organisatorische Aufgaben können häufig zeitraubend sein und gleichzeitig einiges durcheinanderbringen, wenn sich kleiner Fehler einschleichen oder Aufgaben aufgeschoben werden.
Deswegen ist es früher oder später sinnvoll, sich einmal hinzusetzen und seine Arbeitsprozesse zu automatisieren. Dieser Punkt kommt häufig dann, wenn Zeit wertvoller wird als Geld.
Dienste mit API Schnittstellen verknüpfen
Damit der Bau reibungslos funktioniert und man alle Automationen an einem Ort hat, empfiehlt sich die Nutzung von Workflow Automation Tools wie Zapier oder Integromat. Diese Tools funktionieren wie Schnittstellen für all deine Softwares und Add-ons.
Darin kann man also Dienste miteinander verknüpfen, sodass diese miteinander kommunizieren und Informationen untereinander austauschen.
So lässt sich also zum Beispiel eine Automation bauen, die Eintragungen in einen Newsletter erfasst und die E-Mail Adressen an ein CRM übermittelt und dort einen Eintrag für einen neuen Kontakt erstellt und mit beliebigen Filtern und Tags ausstattet.
Der Prozess lässt sich natürlich noch weiterspinnen, indem verschiedene Newsletter nur bestimmte Segmente in einem CRM betreffen, gleichzeitig der Ort und Zeitpunkt der Eintragung auf einer Website getracked und in Google Sheets festgehalten wird und anschließend der Kontakt in eine E-Mail Kampagne gesteckt wird und automatisiert Nachrichten erhält.
Fazit
Selbst wenn man für die Erstellung solcher Automationen eine Woche Zeit aufwendet oder sich extern Hilfe beschafft – Automationen zahlen sich letztendlich fast immer aus. Spätestens dann, wenn man sein Geschäftsmodell skalieren möchte oder diesen Schritt vorbereiten will.
Denn dadurch kann man sein Fokus auf das Wesentliche lenken – das Wachstum des Unternehmens.
Wir bei Digital Umsetzen automatisieren übrigens regelmäßig Prozesse und Aufgaben für unsere Kunden. Kontaktiere uns gerne weiter unten, um zu erfahren, wie wir dein Unternehmen automatisiert zu Wachstum verhelfen.
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